Übersicht der Tools für Klientenverwaltung, Dokumentation und Exploration.
Klientenverwaltungsprogramm
Das Klientenverwaltungsprogramm "Dokusystem" ist ein zentrales Tool für die Betreuung und Verwaltung von Klientendaten. Es ermöglicht eine effiziente und strukturierte Arbeitsweise. Hier eine vollständige Übersicht über die Funktionen:
1. Login-Bereich
Der Login-Bereich schützt sensible Daten durch individuelle Benutzerkonten und ein sicheres Passwortmanagement.
2. Klientensuche
Durch die Eingabe des Nachnamens lassen sich Klienten einfach finden. Du kannst entweder „eigene“ Klienten oder „alle“ anzeigen lassen, um zwischen persönlicher Betreuung und Gesamtverwaltung zu wechseln. Es muss nicht der vollständige Name eingegeben werden. Ohne Eingabe werden alle Klient*innen aufgelistet und bei der Eingabe des Buchstabens "A" werden alle Klient*innen, deren Nachnamen mit A beginnen, aufgelistet.
3. Basisdaten
Zu den Basisdaten zählen:
- Grunddaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Betreuungsfrequenz, Schlüssel- und Zimmersafecodes und besondere Hinweise
- Daten von Angehörigen
- Daten von Erwachsenenvertreter*innen ("Sachwalter") und Sachbearbeiter*innen
- Daten des*der zuständigen Betreuer*in etc.
4. Dokumentation
Dokumentiere sämtliche Besuche, Berichte und Ereignisse direkt im System. Du kannst vergangene Dokumentationen einsehen und neue Einträge hinzufügen. Zudem zeigt das System an, ob Sondertermine stattgefunden haben oder ob Berichte per E-Mail gesendet wurden. Sondertermine müssen händisch eingetragen wegen, E-Mails werden automatisiert eingetragen. Zur Eingabe der laufenden Dokumentation existiert noch ein weiteres Tool, nämlich das "Dokumentationstool" (siehe weiter unten).
5. Exploration
Das Tool ermöglicht das Hochladen von Daten und die Eingabe von Explorationen. Hier können Termine, Berichte und geplante Aktivitäten zentral eingetragen werden. Inzwischen werden Berichte, die per E-Mail ankommen, automatisiert hochgeladen und gespeichert, können aber nur über das "Dokusystem" aufgerufen und angesehen werden.
Support
Bei Problemen oder Fragen stehe ich jederzeit telefonisch oder via E-Mail zur Verfügung.
Explorationserstellungstool
Das Explorationserstellungstool ("Explorationsformular") ist ein zentrales Werkzeug für die ausführliche Berichterstellung, die wir periodisch (meist jährlich) auf Anfrage für die Erwachsenenvertreter*innen durchführen. Die wichtigsten Funktionen und Schritte im Detail:
1. Klientenauswahl
Gib die Klienten-ID oder ein paar Buchstaben des Namens ein, um die Klient*innenliste zu sehen und die entsprechende Person auszuwählen. Gib außerdem Deine E-Mail-Adresse ein, an die der fertige Bericht gesendet wird. Anschließend kannst Du auf „Klient*innendaten abrufen“ klicken.
2. Aktualisierung der Basisdaten bei Bedarf
Überprüfe die Aktualität der Klient*innendaten. Stelle sicher, dass alle Informationen wie Adresse, Telefonnummer und EV korrekt sind und ändere diese ggf. im "Dokusystem". Achtung: Danach musst Du das Explorationsformular neu laden.
3. Datenfelder
Erfasse die Details in den vorgesehenen Feldern:
- Wohnsituation
- Gesundheit
- Sozialkontakte
- Diagnosen
- Pflegebedarf
- Betreuungssetting
4. Dateien hochladen
Lade relevante Dokumente wie Arztbriefe oder Medikamentenlisten hoch. Diese Dateien unterstützen die Vollständigkeit des Berichts.
5. Berichtserstellung
Kontrolliere alles und klicke anschließend auf „Bericht erstellen“. Der fertige Bericht wird innerhalb von 15-30 Minuten an Deine E-Mail-Adresse gesendet.
6. Kontrolle, Finalisieren und Senden
Kontrolliere den gesamten Bericht, bessere ggf. Unstimmigkeiten aus, schreibe Teile bei Bedarf um und finalisiere den Bericht. Am Ende kannst Du ihn direkt an die jeweilige Kanzlei senden und im BCc an klientinnen@incontact.co.at.
Support
Bei Problemen mit dem Explorationstool wende Dich bitte jederzeit telefonisch oder via E-Mail an mich, Paolo Raile, 0699 1721 6186, raile@incontact.co.at.
Dokumentationstool
Das Dokumentationstool bietet eine umfassende Lösung für die Erfassung und Abfrage der Klient*innendokumentation. Im Folgenden werden die Hauptfunktionen detailliert beschrieben:
1. Abfrage
Wähle einen Klienten über die Eingabe des Namens oder einer ID aus. Stelle eine Frage wie "Wann erhielt die Klientin das letzte Mal eine Waschmaschine?" oder "Ich übernehme die Vertretung. Was muss ich über die Klientin wissen?" Die Fragen können frei formuliert werden und werden KI-gestützt basierend auf der Dokumentation beantwortet.
2. KI-gestützter Eintrag
Gib kurze (oder lange) Informationen in das Textfeld ein, und die KI erstellt automatisch einen vollständigen Dokumentationseintrag. Dieser kann vor dem Speichern noch bearbeitet werden.
3. Direkteintrag
Erstelle manuell Dokumentationseinträge mit Angaben zu Datum, Sonderterminen und anderen relevanten Details. Alle Einträge werden direkt gespeichert und sind sofort verfügbar.
Benutzerfreundlichkeit
Das Tool verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und gewährleistet durch klare Felder und Optionen eine einfache Navigation.
Support
Bei Problemen mit dem Explorationstool wende Dich bitte jederzeit telefonisch oder via E-Mail an mich, Paolo Raile, 0699 1721 6186, raile@incontact.co.at.
Klient*innenkarte
Das Klient*innenkarte bietet eine umfassende Karte (Google Maps), auf der die Klient*innen in aktiver Betreuung nach Betreuer*innen farblich getrennt übersichtlich eingetragen sind:
Karte
Auf der Karte sind alle Klient*innen in aktiver laufender Betreuung eingetragen und können je nach Betreuer*in an- und ausgeblendet werden. Das hilft, örtlich nach beieinanderliegende Klient*innen einem oder einer Betreuer*in zuzuordnen, um lange doppelte Wege zu vermeiden.
Support
Bei Fragen zur Karte wende Dich bitte jederzeit telefonisch oder via E-Mail an mich, Paolo Raile, 0699 1721 6186, raile@incontact.co.at.